REGISTER VAN VERWERKINGSACTIVITEITEN

Waarin het privacy-beleid is vastgelegd, zoals vereist in de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

1.Gegevens van de organisatie waarop het register van toepassing is:

-Stichting Sint Jacobs- of Sint Jobsleen tot Oldehove.

Contactgegevens:

-Mr. H.Ph. Breuker, secretaris, p.a. Stationsweg 49, 9201 GH Drachten;

-A.Schilstra, administrateur-ontvanger, Vossepôle 1 8701 HE Bolsward. t. 0515-572899/06-48769002

Website: studiefondsjobsleen.nl

E-mailadres: info@studiefondsjobsleen.nl

2.Doel en grondslag van de verwerking van persoonsgegevens

Doel is de beoordeling van aanvragen om toekenning van- en uitbetaling van- studiebijdragen aan personen die daar in een door hen ingediend standaard-sollicitatieformulier om verzoeken, overeenkomstig de bepalingen in het aan de sollicitant verstrekt Reglement van Toekenning en Uitbetaling.  Grondslag voor de gegevensverwerking is de door sollicitanten gegeven toestemming.

3.Categorieën van persoonsgegevens:

 Op het sollicitatieformulier en bijlagen worden de volgende gegevens verstrekt:

-Naam, voornaam, geboorteplaats en -datum, volledig adres met postcode. Kopie van een geldig legitimatiebewijs;

-Telefoonnummer en e-mailadres;

-Bankrekeningnummer;

-Naam instelling waaraan een opleiding wordt genoten, met bewijs van inschrijving en van de behaalde resultaten;

-Omschrijving van de (voorgenomen) studie met vermelding van beoogd jaar van afstuderen;

-Financiële gegevens: (kopie van) Beschikking Toekenning Aanvullende Beurs door DUO (Dienst Uitvoering Onderwijs).

Bij een eerste aanvraag bovendien:

-naam begeleider, naam van de school/Stichting Leergeld;

-motivatie van de aanvrager;

-motivatie van de begeleider.

Bij een aanvraag door een minderjarige:

-naam, hoedanigheid en kopie van een geldig legitimatiebewijs van de wettelijk vertegenwoordiger

4. Organisatorische aspecten: procedures en beschermingsmaatregelen

De sollicitaties, bestaande uit het sollicitatieformulier en de daarbij gevoegde bijlagen (zie onder 3), worden beoordeeld door een commissie bestaande uit twee personen: een bestuurslid en de administrateur-ontvanger.  De commissie vat de gegevens van iedere sollicitatie samen in een formulier “Beoordeling Sollicitatie”, voorzien van een voorstel aan het bestuur (Toekennen, toekennen onder voorwaarden of afwijzen).

Dit Beoordelingsformulier wordt in de vergadering voorgelegd aan het bestuur dat een besluit neemt. Het formulier  ‘Beoordeling Sollicitatie’ wordt, nadat een besluit is genomen, ter vergadering door de administrateur-ontvanger ingenomen. Als het formulier ‘Beoordeling Sollicitatie’ digitaal is verzonden zullen de bestuurders zo spoedig mogelijk na de vergadering het formulier uit hun bestanden verwijderen. 

Indien de bijdrage wordt toegekend ontvangt de sollicitant/begunstigde een Akte van Toekenning, eventueel een Akte van Toekenning Onder Voorwaarden. In deze akte zijn de volgende gegevens opgenomen: Naam en voornaam, geboorteplaats en -datum, adres en woonplaats, naam van de inrichting van onderwijs en studierichting, en eventueel gestelde voorwaarden.

Een kopie van de Akte van Toekenning wordt als bijlage toegevoegd aan de jaarrekening van het betreffende jaar.

Het sollicitatieformulier met de bijlagen en het beoordelingsformulier blijven in bewaring bij de administrateur-ontvanger die de stukken bewaart in zijn kantoor, dat niet voor derden toegankelijk is. Geen van de hiervoor genoemde stukken worden gedeeld met derden. De Akten van Toekenning worden bovendien opgeslagen op de computer van de administrateur-ontvanger, welke computer beveiligd is met een internet-beveiligingsprogramma.

Per begunstigde worden de volgende gegevens vastgelegd in een fysiek, permanent Register van Begunstigden: Naam, geboorteplaats en datum, omschrijving van de studie, jaren waarin een bijdrage is toegekend. Dit register wordt bewaard in het kantoor van de administrateur.

De sollicitatieformulieren met bijlagen en de Beoordelingsformulieren worden na uiterlijk vijf (5) jaren vernietigd. Bewaard worden: De Akten van Toekenning, in de jaarrekening en digitaal, en de vastlegging in het Register van Begunstigden.

Verantwoordelijk voor de handhaving van het privacy beleid is het Bestuur van de Stichting.  

Alle bestuursleden, collatoren en de administrateur-ontvanger zijn gebonden aan geheimhouding van de persoonsgegevens die zij in de uitoefening van hun functie onder ogen krijgen.

5. Rechten van betrokkenen

Sollicitanten/begunstigden hebben het recht van informatie, inzage, correctie, verwijdering, beperking van en overdracht van persoonsgegevens, zoals vastgelegd in de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Verzoeken kunnen worden gericht aan de hiervoor, onder 1 genoemde contactpersonen.